Open Office
Introducción a la hoja de cálculo
OpenOffice.org a diferencia de otros paquetes ofimáticos que existen en el mercado ha sido diseñado como una única aplicación, por tanto el entorno de trabajo de sus aplicaciones son familiarmente conocidas unas con respecto a otras. OpenOffice.org Calc es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos más complejos como de préstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con una hoja de cálculo aquí puedes ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo.
Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Calc, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.
Iniciar / Cerrar OpenOffice.org Calc.
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre OpenOffice.org 1.1.4 y haz clic sobre Hoja de cálculo, y se iniciará el programa. Puedes iniciar OpenOffice.org Calc ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Aquí te explicamos cómo compaginar dos sesiones. Para cerrar Calc, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botón cerrar, este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Calc.
También puedes pulsar la combinación de teclas Ctrl+Q, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.
Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Terminar.
La pantalla inicial
Al iniciar Calc aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
La barra de título.
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Sin nomgre1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.
La barra de menú.
Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de elementos:
Comandos inmediatos.
Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos.
Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando, o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado.
Por ejemplo, en el menú Insertar, el comando Columnas, o el comando Hiperenlace.
Al situarse sobre éste, se abre un nuevo menú a su lado con más opciones para que elijamos una de ellas.
Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha.
Por ejemplo, en el menú Ver - Barras de símbolos.
Comando con ventana.
Al hacer clic, aparece una ventana o cuadro de diálogo en el que nos pedirá que rellenemos algunos datos y en el que tendremos botones para aceptar o cancelar la acción.
Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos.
Por ejemplo, en el menú Insertar - Función...
Los diferentes menús de la barra de menús se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando.
Por ejemplo Alt + I para desplegar el menú Insertar.
La barra de herramientas estándar. Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar, Copiar , Cortar , etc.
La barra de formato.
Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.
Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color más claro.
La barra de etiquetas. Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento. Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
La barra de estado. Esta barra nos da información, desplazándonos a lo largo de la barra de izquierda a derecha, sobre por ejemplo el número de páginas del documento y la página actual, el estilo utilizado, el zoom de la pantalla utilizado, el modo de inserción actual, etc.
Guardar un libro de trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad fija, esta operación se denomina Guardar. También cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar.
Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos.
Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre:
Selecciona el menú Archivo y elige la opción Guardar como...
Por defecto OpenOffice.org Calc guarda las hojas de cálculo con la extensión .sxc que es la original para trabajar con OpenOffice.org aunque también podemos guardar la hoja de cálculo con otras extensiones como por ejemplo .xls que es la utilizada por Microsoft Excel.
Si ya hemos guardado la hoja con anterioridad, aparecerá en el recuadro Nombre su nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando.
Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos:
En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada.
Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo.
En el recuadro Nombre, escribe el nombre que quieres ponerle a tu nuevo archivo.
y por último haz clic sobre el botón Guardar. Si lo que queremos es guardar los cambios realizados sobre una hoja ya creada también podemos hacerlo:
- Seleccionando la opción Guardar del menú Archivo.
O bien,
- haciendo clic sobre el botón Guardar de la Barra de Herramientas, se guardará con el mismo nombre que tenía.
- También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + S.
Si el archivo es nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.
Cerrar un libro de trabajo
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de diversas formas.
Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo
Selecciona el menú Archivo y elige la opción Cerrar.
En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada, Calc nos avisará de ello mostrándonos el siguiente cuadro de diálogo:
Haz clic sobre el botón:
Cancelar para no cerrar el documento.
Rechazar para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizadas desde la última vez que guardamos.
Guardar para almacenar el documento antes de salir de él.
En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará con el nombre que tenía.
Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, cuidado no el de la barra de título que cerraría el programa Calc. Empezar un nuevo libro de trabajo
Cuando entramos en Calc automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos que tenemos un libro abierto y queremos crear otro libro nuevo, la operación se denomina “Nuevo”. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:
Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo - Hoja de cálculo
O bien hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas.
Abrir un libro de trabajo ya existente
Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir.
Existen varias formas para abrir un archivo ya existente.
Una de ellas consiste en utilizar el menú:
Selecciona la opción Abrir del menú Archivo.
O bien, haz clic sobre el botón Abrir de la Barra de Herramientas.
Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:
Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.
Se desplegará una lista con las unidades disponibles del ordenador.
Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta.
En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida.
Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.
Al abrir una carpeta, ésta se sitúa en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta.
Haz clic sobre el archivo deseado. y después sobre el botón Abrir.
Otra forma para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documento abierto anteriormente.
Selecciona el menú Archivo. Al final de la ventana del menú, OpenOffice.org presenta una lista con los cuatro últimos documentos abiertos, independientemente de la aplicación que estemos ejecutando actualmente, es decir nos muestra los últimos documentos abiertos, ya sean documentos de Writer, Calc, Impress, etc. Haz clic sobre el documento deseado.El primer documento de la lista es el último que se abrió. Si deseas más información sobre la apertura de libros de trabajo.
